La organización del Departamento de Créditos y Cobros

La estructura del departamento depende directamente de las estrategias aplicadas por la alta gerencia de la empresa, y es de ahí, que se desprende el tipo de organización que tendrá el departamento de créditos y cobros. La estructura del mismo puede ser Centralizada o Descentralizada.

1. Departamento de cartera centralizado.
Es aquel donde las oficinas centrales realizan todas las operaciones. No existen otras oficinas o sucursales y si existen no pueden tomar decisiones sin la previa autorización de la oficina principal o central.

2. Departamento de cartera descentralizado.
Es aquél donde las sucursales operan en forma independiente, razón por la cual realiza la totalidad de las funciones relativas a su actividad basadas en las políticas y en procedimientos dictados por la gerencia del departamento de Créditos y Cobros.

El Departamento de Créditos y Cobros

La estructura, organización, políticas y procedimientos del Departamento de Créditos y Cobros dependen del objetivo seleccionado por la dirección de la empresa en función de sus propias estrategias. Es decir, que las necesidades y requerimientos de cada empresa son las que determinarán el tamaño y tipo del departamento de cobros.

El número de personas que deben conformar el Departamento de Créditos y cobros depende del tamaño de la empresa, y del número de clientes que tenga.

Como norma general debe aplicarse según criterio del Gerente de Créditos y cobros, contar con un grupo de personas preparadas y suficientes para cumplir con su principal tarea, que es analizar detenidamente la situación de la cartera e implantar los correctivos necesarios para mejorar la situación.

La cobranza

La cobranza es el sistema administrativo que tiene por objeto recuperar el importe de las ventas en la fecha de vencimiento. Para que el departamento de cobros pueda llevar a cabo su función, necesita tener facultades que le permitan presionar al cliente en forma adecuada y lograr la recuperación del crédito pendiente. Dentro de esas facultades, se encuentran las siguientes:

1. Notificar al departamento de ventas y al departamento de crédito (si estubiecen separados) para que reduzca, suspenda o cancele el crédito otorgado a un cliente moroso, cuando a su juicio sea incosteable o peligroso seguir manejándolo.
2. Aceptar o rechazar los valores utilizados como forma de pago.
3. Aceptar mercancías u otros objetos a clientes, para la recuperación parcial o total de sus saldos.
4. Recuperar por vía legal el cobro de las cuentas morosas que lo ameriten.

Las seis "C" del crédito

Uno de los principales problemas que afecta a muchos empresarios hoy en día es el adecuado manejo de las finanzas de un negocio. Es sin duda, asegurar el retorno de la inversión, uno de los canales por los que se dan más perdidas, es por el exceso de cuentas incobrables o de lenta recuperación; pues los costos derivados de estas impactan de manera directa en las utilidades de la empresa.

El análisis previo al otorgamiento de un crédito, es todo un campo de la administración que en algunos casos llega a requerir un alto grado de especialización, sin embargo hay factores que se deben evaluar al analizar un crédito.

La importancia del crédito para facilitar las ventas

La política de crédito en una compañía es de vital importancia para el desempeño de la organización. Como resultado clave, la función de crédito tiene que manejar el riesgo mercantil del negocio de tal manera que optimice y proteja los fondos operativos, impulsando así la rentabilidad y crecimiento del negocio. En efecto, el crédito comercial se extiende con la finalidad de: aumentar el volumen de ventas y las utilidades de la organización.

La política de crédito tiene que obtener este resultado clave, a la vez que protege y mejora la imagen pública de la empresa, mantiene buenas relaciones comerciales y llena su responsabilidad de servir al cliente. Para cumplir esta misión tan amplia, operan dos funciones muy conocidas pero también muy mal interpretadas.

Estas funciones son:

• El crédito deberá Soltar el dinero, 
• Y, la cobranza: “traer” el dinero con rentabilidad. 

Conceptualización Básica sobre el Crédito

El término de Crédito proviene del latín CREDITUM, de CREDERE, TENER CONFIANZA, aun cuando no existe una definición generalmente aceptada podemos definir la operación de crédito como: “La entrega de una valor actual, sea dinero, mercancías o servicio, sobre la base de la confianza, a cambio de un valor equivalente esperando en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés pactado”.

En Wikipedia se conceptualiza como: "El crédito es un préstamo en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido según las condiciones establecidas para dicho préstamo más los intereses devengados, y seguros y costos asociados si los hubiera. El mismo permite financiar tus compras de bienes y servicios para su disfrute en el momento, pudiendo ser pagado de manera diferida en el tiempo".