La organización del Departamento de Créditos y Cobros

La estructura del departamento depende directamente de las estrategias aplicadas por la alta gerencia de la empresa, y es de ahí, que se desprende el tipo de organización que tendrá el departamento de créditos y cobros. La estructura del mismo puede ser Centralizada o Descentralizada.

1. Departamento de cartera centralizado.
Es aquel donde las oficinas centrales realizan todas las operaciones. No existen otras oficinas o sucursales y si existen no pueden tomar decisiones sin la previa autorización de la oficina principal o central.

2. Departamento de cartera descentralizado.
Es aquél donde las sucursales operan en forma independiente, razón por la cual realiza la totalidad de las funciones relativas a su actividad basadas en las políticas y en procedimientos dictados por la gerencia del departamento de Créditos y Cobros.

3. Ventajas de la descentralización

1. Permite un mejor servicio al cliente, pues se facilita el trato directo y personal con éste. Por esta razón, cuando el número de clientes crece bastante, se debe descentralizar.
2. Permite mejorar la eficiencia de la empresa, pues al tenerse un mejor conocimiento del cliente, de sus cualidades y capacidad económica, en caso de dificultades en la recuperación de la cartera, se puede actuar en forma rápida y oportuna. Tanto en la concesión del crédito como en la gestión de cobranza se debe competir para ofrecer al cliente lo mejor y solo se puede competir en estos aspectos si se tiene un conocimiento de las prácticas comerciales de las regiones y la descentralización permite conocer estos factores.
3. Se puede ejercer un mayor control de la cartera y de la cobranza a nivel local, debido a la atención que se puede dar al deudor, lo que facilita la oportuna atención a todos los reclamos que presente el cliente, lo cual incidirá favorablemente en una eficiente cobranza.

4. Desventajas de la descentralización

• Aumento de costos de operación, pues exige personal y equipo adicionales.
• Tendencia a establecer diferentes medios de control.
• Tendencias al exceso de especialización.
• Incertidumbre de cuanta autoridad debe delegarse, para que sea adecuada con la necesidad de ejercer un control general suficiente.