El cobrador

Los cobradores que formen la fuerza de cobranza de la empresa, deben ser personas con buen nivel académico (bachillerato como mínimo); con suficiente capacitación, que haga de ellos verdaderos profesionales y no unos mensajeros o recoge-cheques. 

Una de las cualidades básicas que deben de poseer son las relaciones humanas y la seguridad en sí mismos, nacida del conocimiento del valor intrínseco de la persona humana, y de la importancia de su trabajo para la empresa. 

1.- Capacitación 

La organización de la cartera exige una administración profesional, debido al continuo crecimiento de la importancia de la cartera y de las cobranzas. El Gerente de Créditos y Cobros no debe conformarse con la contratación de personal calificado en el cargo; también debe tener en cuenta que, por diversos motivos, tales como los cambios de sistemas, desarrollo tecnológico,etc, estas personas deben actualizarse permanentemente. 

Las desventajas del crédito

Es imposible o casi imposible que se hablen de ventajas y las utilidades; si dejar de hablar de las desventajas del crédito. Algunas de las desventajas que se presentan, son las siguientes:

1. La empresa carece de flujo de efectivo, para hacer frente a las necesidades de disponibilidad de la empresa. 
2. Se disminuyen las utilidades del negocio. 
3. Las empresas trabajan a través de sus operaciones con dinero más caro. 
4. Se incrementan las exigencias de contar con personal 
5. Inversiones en software de cobranza.
6. En la nueva realidad del consumidor moderno, el crédito en ciertas industrias, es esencial como instrumento de competitividad.

Utilidades y Ventajas del Crédito

¿Es conveniente vender al crédito en una economía tan deprimida con la nuestra? 

He quiero comenzar con esta pregunta, ya que mucha gente, independientemente del tamaño del negocio de que se trate, teme vender al crédito. 

Y es que, lamentablemente, nuestra economía ha sufrido y sigue sufriendo los dañinos efectos de la crisis económica mundial y la inflación, provocando aumentos de precios constantes en los bienes y servicios y debilitando aún más el poder de compra de las personas, lo que inyecta temor a los empresarios a vender al crédito, ya que esto podría afectar su negocio en un futuro cercano. 

Es muy común encontrar personas que dicen que su negocio se fue al suelo porque vendió a plazos y mucha gente le quedó debiendo. Pero también es bastante común encontrar otros que dicen todo lo contrario. El dilema se complica, cuando se está en negocios donde el vender las cosas a plazos (a crédito) es prácticamente la única manera de hacerlo; ya sea por la competencia, el tipo de producto, el tipo de cliente, etc. 

El Objetivo de la cobranza

La cobranza tiene como objetivo principal y universal el cobrar oportunamente.

El objetivo secundario depende de las características de la empresa y la política establecida en forma rígida o tolerante.

Si la posición de la empresa es rígida respecto a la cobranza, el objetivo secundario debe ser cobrar el dinero. Esto significa que se cobrará al cliente hasta el último centavo que deba a la empresa, sin importar el costo de la cobranza. No importa que se pierda el cliente, ya que con esta política se busca que la empresa tenga una firme estructura económica.

La organización del Departamento de Créditos y Cobros

La estructura del departamento depende directamente de las estrategias aplicadas por la alta gerencia de la empresa, y es de ahí, que se desprende el tipo de organización que tendrá el departamento de créditos y cobros. La estructura del mismo puede ser Centralizada o Descentralizada.

1. Departamento de cartera centralizado.
Es aquel donde las oficinas centrales realizan todas las operaciones. No existen otras oficinas o sucursales y si existen no pueden tomar decisiones sin la previa autorización de la oficina principal o central.

2. Departamento de cartera descentralizado.
Es aquél donde las sucursales operan en forma independiente, razón por la cual realiza la totalidad de las funciones relativas a su actividad basadas en las políticas y en procedimientos dictados por la gerencia del departamento de Créditos y Cobros.

El Departamento de Créditos y Cobros

La estructura, organización, políticas y procedimientos del Departamento de Créditos y Cobros dependen del objetivo seleccionado por la dirección de la empresa en función de sus propias estrategias. Es decir, que las necesidades y requerimientos de cada empresa son las que determinarán el tamaño y tipo del departamento de cobros.

El número de personas que deben conformar el Departamento de Créditos y cobros depende del tamaño de la empresa, y del número de clientes que tenga.

Como norma general debe aplicarse según criterio del Gerente de Créditos y cobros, contar con un grupo de personas preparadas y suficientes para cumplir con su principal tarea, que es analizar detenidamente la situación de la cartera e implantar los correctivos necesarios para mejorar la situación.

La cobranza

La cobranza es el sistema administrativo que tiene por objeto recuperar el importe de las ventas en la fecha de vencimiento. Para que el departamento de cobros pueda llevar a cabo su función, necesita tener facultades que le permitan presionar al cliente en forma adecuada y lograr la recuperación del crédito pendiente. Dentro de esas facultades, se encuentran las siguientes:

1. Notificar al departamento de ventas y al departamento de crédito (si estubiecen separados) para que reduzca, suspenda o cancele el crédito otorgado a un cliente moroso, cuando a su juicio sea incosteable o peligroso seguir manejándolo.
2. Aceptar o rechazar los valores utilizados como forma de pago.
3. Aceptar mercancías u otros objetos a clientes, para la recuperación parcial o total de sus saldos.
4. Recuperar por vía legal el cobro de las cuentas morosas que lo ameriten.